การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์

EDI ( Electronic Data Interchange ) คืออะไร ?

          EDI คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่อง หนึ่ง ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง มีสององค์ประกอบที่สำคัญในระบบ EDI คือ การใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มา แทนเอกสารที่เป็นกระดาษ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากล ด้วยสองปัจจัยนี้ ทุกธุรกิจสามารถ แลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก

ขั้นตอนการทำงานของ  EDI มีดังนี้

          1. ผู้ส่งทำการเตรียมข้อมูล และแปลงให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน UN/EDIFACT โดยใช้ Translation Software

          2. ผู้ส่งทำการส่งข้อมูลไปยังศูนย์บริการของผู้ให้บริการ EDI ผ่านเครือข่ายสาธารณะโดยใช้ Modem

          3. ผู้ให้บริการ EDI จะจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในตู้ไปรษณีย์ (Mailbox) ของผู้รับเมื่อข้อมูลไปถึงศูนย์บริการ

          4. ผู้รับติดต่อมายังศูนย์บริการผ่าน Modem เพื่อรับข้อมูล EDI ที่อยู่ในตู้ไปรษณีย์ของตน

          5. ผู้รับแปลงข้อมูลกลับโดยใช้ Translation Software ãË้อยู่ในรูปแบบที่ระบบงานของตนสามารถรับไปประมวลผลได้

        เอกสารที่นำมาใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยระบบ EDI เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเสนอราคา ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น
         บริษัทผู้ให้บริการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange : EDI) เป็นองค์กรที่ให้บริการ EDI ทางการค้าระหว่างประเทศแก่หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐ ซึ่งได้ แก่ กรมศุลกากร บริษัทการบินไทย (มหาชน) จำกัด การท่าเรือแห่งประเทศไทย และกรมการค้าต่าง ประเทศ ตลอดจนผู้ใช้ในภาคเอกชน

ตัวอย่าง

            ธุรกรรมทุกประเภทสามารถที่จะนำระบบEDI เข้าไปใช้ในการช่วยเหลือด้านการลงทุนได้ เช่น ธุรกรรมของบริษัท Wal-Martอุตสาหกรรมร้านค้าปลีกที่นำระบบมาใช้ในการช่วยลดต้นทุนกระบวนการสั่งสินค้าลดลง ซึ่งมันใช้ได้ผลดีมาก แต่ในทางตรงข้ามกันเขานั้นต้องเสียค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบEDI เป็นจำนวนเงินถุง 100,000ดอลล่า ซึ่งถือว่าแพงมากสำหรับซอฟแวร์ สะดวกรวดเร็วกว่าระบบเดิมด้วย

ประโยชน์ของ EDI สามารถสรุปได้ดังนี้

1.             ประหยัดต้นทุนจากการผิดพลาด และ การซ้ำซ้อนของการคีย์ข้อมูล

2.             ลดเวลาการสั่งซื้อสินค้า ลดจำนวนวันในการสั่งซื้อทั้งจากลูกค้า หรือ การสั่งซื้อถึง Supplier

3.             ลดเวลา และ ค่าใช้จ่ายในกิจกรรมที่ใช้เอกสาร

4.             ความรวดเร็วในการรับส่งข้อมูล

5.             เพิ่มความถูกต้องในขบวนการจัดหา และ ได้มาซึ่งวัตถุดิบ

6.             การบริหาร และ การดำเนินงานที่เร็วขึ้น

7.             ผู้ซื้อให้เวลากับการเลือก Supplier และ ทำกิจกรรมที่มีคุณค่าอื่นๆ เพราะมีข้อมูลระหว่างคู่การค้ามากขึ้น

9.             การตัดสินใจที่ดีขึ้น

10.      เพิ่มรายได้ จากการขยายตลาด

11.      รักษารายได้ที่มีอยู่ โดยสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีอยู่

ลดต้นทุน โดยลด หรือ ขจัดการใช้กระดาษในการทำเอกสาร และ การเตรียมการเก็บ และ การค้นหา

ความสัมพันธ์ของระบบอิเล็กทรอนิกส์

           คือการดำเนินธุรกิจทุกรูปแบบที่เกี่ยวกับการซื้อขายสินค้าและบริการ หรือธุรกรรมต่างๆ ที่ผ่านคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารโทรคมนาคม (อินเทอร์เน็ต)  มีวัตถุประสงค์ในการเพิ่มช่องทางการจัดจำหน่ายสินค้า หรือบริการให้เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

          การนำเอาผลิตภัณฑ์สินค้าในชุมชนและวัฒนธรรมพื้นบ้านมาสู่ระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์อย่างสำเร็จรูป และพยายามต่อยอดการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและระบบอินเทอร์เน็ต โดยการส่งเสริมให้ประชาชนทุกระดับได้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเทคโนโลยี อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ตลอดจนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ต่างๆ ไปสู่การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์